Kevättuuli tuo tullessaan Wave 1 versionpäivityksen Microsoft Dynamics 365 Business Centraliin ja sen mukana muutamia uusia toiminnallisuuksia talouden puolelle. Muista Business Centralin uusista ominaisuuksista olemme kertoneet toisessa blogitekstissämme.

Usein esiin tullut toive asiakkaan ja toimittajan saldojen yhdistelystä on vihdoin mahdollista, samoin kuin pankkitilinumeron vaihto myynti- ja huoltotilauksille.

Kirjapidon tilien poistamiseen on tuotu lisävarmistuksia ja vanhojen kirjausasetusten käytön estäminen on helpompaa.

Konsernikirjanpitoa on automatisoitu ja jaksotuksiin tuotu uusia asetuksia, jotta jaksotuksien kirjaaminen tuleville kirjanpitokausille olisi helpompaa.

Kirjanpidon tilien poistamiseen lisävarmistus

Kirjanpitolaissa säädetään kirjanpitoaineistojen säilytysajat, mutta entäpä, jos kirjaukset häviäisivät ennen aikojaan. Jotta kirjanpidon tilin pystyy poistamaan, vaatii se ensin saldon muuttamisen nollaksi. Päivitys tuo vielä lisävarmistuksen, jolla pyritään estämään, ettei tilejä poisteta vahingossa.

Pääkirjanpidon asetuksissa on nyt kaksi uuttaa kenttää ”Estä KP-tilien poisto” sekä ”Tarkista, voidaanko KP-tili poistaa tämän jälkeen”. Kun ensimmäinen kenttä on aktivoitu, estää se poistamasta sellaista pääkirjanpidon tiliä, jolla on kirjanpidontapahtumia päivämäärä kentässä annetun päivän jälkeen. Suosituksena on, että ”Estä KP-tilien poisto” kenttä on aina aktivoitu ja ”Tarkista, voidaanko KP-tili poistaa tämän päivän jälkeen” kentässä on päivämäärä.

Yleisten kirjausasetusten ja ALV-kirjausasetusten käytön esto

Kun on tarpeen estää tiettyjen kirjaus tai ALV asetusten käyttö, on se uuden version myötä helpompaa. Matriiseista asetuksia ei pääse poistamaan, jos niitä on käytetty kirjatuilla tapahtumilla.
Yleisiin kirjausasetuksiin sekä ALV-kirjausten asetuksiin on lisätty uusi valinta, ”Estetty”, jolla voidaan estää tiettyjen asetusten käyttö.

Enemmän kontrollointimahdollisuuksia jaksotukseen

Pääkirjanpidon asetuksissa ja käyttäjäasetuksissa on kaksi uutta kenttää ” Siirtojen ensimmäinen sallittu kirjauspäivä” ja ”Siirtojen viimeinen sallittu kirjauspäivä”. Näihin kenttiin voidaan määrittää eri ajanjaksoja, jolloin käyttäjät voivat kirjata jaksotuksia. Näiden asetusten avulla jaksotuksia voi kirjata tuleville kirjauskausille, vaikka muu kirjaaminen olisi estetty ”Ensimmäinen sallittu kirjauspvm.” ja ”Viimeinen sallittu kirjauspvm” kentillä.

Konsernikirjanpidon tapahtumien automaattinen hyväksyntä

Konsernikirjanpitoa tekeville on luvassa helpotusta. Versionpäivityksen myötä saadaan automatisointia konsernikirjanpidon sisäisten tapahtumien luomiseen. Ominaisuuksien hallinnassa voidaan ottaa käyttöön Hyväksy konsernin kirjanpidon tapahtumat automaattisesti -toiminto.

Toiminnon myötä vanha Konsernin asetukset-näkymä poistuu ja uusi tulee tämän tilalle. Konsernin asetuksiin on tullut kaksi uutta kenttää ”Konsernin yleisen pvk:n oletusmalli” sekä ”Konsernin yleisen pvk:n oletuserä”. Asetusten avulla konsernin sisäiset tapahtumat voidaan automaattisesti luoda päiväkirjalle, kun ne ovat saapuneet konsernin Saapuneet-kansioon. Toiminto ei kuitenkaan kirjaa tapahtumia automaattisesti vaan päiväkirjan erä tulee kirjata manuaalisesti.

Pankkitilin tiliotteet -raportti

Pankin tiliotteen läpikäynti on, jollei päivittäinen niin ainakin kuukausittainen toimenpide, joka vaatii tarkkuutta ja monesti paljon selvittelyä. Kun tiliote on käsitelty ja kirjattu pankkitilin täsmäytyksen kautta, voidaan sitä tarkastella tiliote -raportin kautta.
Pankkitilin tiliotteet -raportti on uuden version myötä informatiivisempi. Raportille on lisätty KP-tilin saldo sekä Avoimet pankkitapahtumat kentät helpottamaan tilien tarkastamista.

Asiakas- ja toimittajasaldojen yhdistäminen

Aiemmin asiakkaan ja toimittajan saldojen yhdistäminen ei ole ollut mahdollista Business Centralissa, saman yrityksen ollessa sekä asiakkaana että toimittajana. Versionpäivityksessä tähän toiveeseen on vastattu.
Jatkossa saldot voi yhdistää, jolloin turhien maksujen ja transaktioiden määrä vähenee. Yhdistämisen pääsee tekemään kontaktikortin uuden toiminnon, Luo toimittaja tai asiakas, kautta.

Tämä toiminto linkittää toimittajan ja asiakkaan toisiinsa, jonka jälkeen sekä asiakkaan että toimittajan kortilla voi tarkastella molempien saldoja.

Tämän lisäksi maksupäiväkirjalla on uusi toiminto Asiakkaan/Toimittajan nettosaldot, joka kohdistaa toimittajan ja asiakkaan saldot toisiinsa.

Oletuspankkitilin vaihto myyntiasiakirjoille

Päivityksen myötä pankkitilin kortilla Yleinen välilehdelle on tullut uusi kenttä ”Käytä oletusvaluuttana”. Kyseisellä asetuksella voidaan määritellä oletuspankkitilit eri valuutoille.

Kun käyttäjä luo esimerkiksi myyntitilauksen, hakee järjestelmä oletus pankkitilin dokumentin valuutan perusteella. Pankkitiliä voi kuitenkin vaihtaa myyntitilauksen Laskun yksityiskohdat- välilehdeltä löytyvässä ”Pankkitili” kentässä, mikäli käyttäjällä on muutoksen tekemiseen oikeuttavat oikeudet.

Muut pankkitiliin liittyvät tiedot, kuten IBAN näytetään käyttäjälle ”Vain-luku”-tilassa olevina kenttinä. Kun myynti- tai huoltotilaus kirjataan, valittu pankkitili siirtyy kirjauksen yhteydessä syntyvälle dokumentille, mutta sitä voidaan muuttaa jälkikäteen valitsemalla ”Päivitä asiakirja” toiminto.

Luo pankkitalletuksia

Uuden toiminnon avulla voit luoda pankkitalletus kirjauksia, jotka voi kohdistaa avoimiin laskuihin tai hyvityslaskuihin. Kun pankkitalletus kirjataan, järjestelmä tekee tarvittavat pääkirjanpidon tapahtumat.

Kirjattuja pankkitalletuksia pääsee tarkastelemaan Kirjatut pankkitalletukset- luettelolta tai ajamalla Pankkitalletus-raportin.

Pankkitalletukset selkeyttävät tapahtumien rekisteröintiä verrattuna päiväkirjoilla tehtäviin kirjauksiin.