Vetcaren Business Central -projektissa tuotekehitys, myynti, osto, varasto, kirjanpito ja vienti saatiin yhtenäiseksi ja keskustelevaksi kokonaisuudeksi. Vetcaren aloitteesta alettiin yhdessä kehittämään jatkuvan palvelun mallia, joka luo molempia hyödyttävää, pitkäaikaista kumppanuutta.
Kolme eläinlääkäriä perusti Vetcaren vuonna 1992, jotta Suomen markkinoille saataisiin eläinlääkkeitä, joilla ei vielä ollut maahantuojaa. 30 vuodessa Vetcaren toiminta on kasvanut kattamaan laajasti eläinlääkkeiden ja eläinten hyvinvointia tukevien tuotteiden tuotekehityksen, rekisteröinnin, myynnin, markkinoinnin sekä jakelun ja viennin. Tytäryhtiö Prevett huolehtii tukkutoiminnasta.
Vetcare halusi tehostaa liiketoimintaansa ottamalla käyttöön uuden järjestelmän, jonka avulla voitiin yhtenäistää eri osastojen toimintoja. Tämän avulla mahdollistettiin kasvun jatkuminen kotimaan markkinoilla sekä uusien vientimarkkinoiden avaaminen.
TOP 3 – Parasta Navakalla
Luotettavuus ja asiantuntevuus. Teknisen järjestelmäosaamisen lisäksi ymmärrys asiakkaan bisneksestä ja prosesseista.
Joustavuus. Yhteistyö on tiivistä ja joustavaa.
Avoimuus. Navakkalaiset ovat halukkaita kehittämään omaa toimintaansa ja näkemään asiakkaiden tarpeet.
Eri järjestelmien tieto nivottiin yhteen
Projektipäällikön roolissa toiminut Mika Pyykkö kuvailee tilannetta keväältä 2020, kun Vetcarella alettiin miettiä sopivaa toiminnanohjausratkaisua ja toimittajaa:
“Tuolloin kirjanpito oli yhdessä järjestelmässä, asiakkuuksien hallinta toisessa sekä ostot myynnit ja varasto kolmannessa. Osaa toiminnoista hallittiin myös erillisillä Exceleillä. Business Central -projekti nivoi kaiken tiedon yhteen. Nykyisin, kun tietoja päivitetään ERP:iin, niin se päivittyy automaattisesti CRM:ään ja raportointiin sekä kirjanpitoon.”
Business Centralista saadut hyödyt
Projektissa taloushallinnon ja raportoinnin näkökulmasta vastannut, hallinto- ja henkilöstökehitysjohtaja Raisa Ala-Lipasti on Pyykön kanssa samoilla linjoilla projektin eduista:
“Nykyinen Business Central nivoo eri tietolähteet yhteen paikkaan ja tiedon saa ketterästi. Kaikki potentiaali ei ole edes vielä käytössä. Aiemmin tarvittava tieto oli hajallaan eri järjestelmissä, nyt ajantasainen tieto on kaikkien käytettävissä. Pystymme tekemään aiempaa parempia päätöksiä, kun tieto liiketoiminnasta on ajantasaista ja kattavaa tehostuneen raportoinnin ansiosta.”
Pyykkö puolestaan kiittelee navakkalaisia Vetcaren prosessien tehostamisesta sekä uusien ratkaisujen ideoinnista:
“Meidän ja Navakan välinen yhteistyö on parantanut liiketoimintaamme ja vähentänyt manuaalista työtä. Prosessien automatisoinnin ja tehostamisen ansiosta samaa tietoa ei tarvitse syöttää kuin kerran. Navakkalaisilta olemme saaneet myös hyviä ideoita liiketoiminnan kehittämiseen, kun heiltä on tullut ehdotuksia, kuinka toiselle heidän asiakkaalleen tehty ratkaisu voisi toimia meilläkin.”
Lääkealan erityisvaatimukset huomioiden
Vetcarelle, kuten muillekin lääkealan toimijoille, viranomaisvaatimukset asettavat omat tiukat edellytyksensä esimerkiksi dokumentoitavuudelle sekä jäljitettävyydelle. Esimerkiksi järjestelmään tehtävät muutokset vaativat validoinnin eli dokumentaatiotestauksen. Järjestelmän räätälöitävyys mahdollistaa lääkealan erityisvaatimusten huomioimisen.
Vuonna 2022 Vetcare aloitti USA:n markkinoiden valloituksen, joka on yrityksen kokoon nähden poikkeuksellista. Järjestelmän avulla Vetcare pystyy täyttämään kansainvälisen toiminnan vaatimukset, niin raportoinnin kuin viranomaisyhteistyön osalta.
Yhteinen jatkuvan palvelun malli
Business Central otettiin Vetcarella käyttöön loppuvuodesta 2020. Kehitystyö jatkuu edelleen. Järjestelmän käyttöä suunnitellaan laajennettavan organisaatiossa jatkossakin.
Syksyllä 2022 Vetcare esitti Navakalle toiveen yhteisen jatkuvan palvelun mallin kehittämisestä. Sykäys tuli Vetcarelta, mutta toive vastasi myös Navakan tarpeisiin.
Vetcaren it-kehityspäälliköllä Arto Tuulensuulla on itsellään vahva tausta palveluntoimittajan puolella. Hän kuvaa, kuinka yhteistä jatkuvan palvelun mallia lähdettiin yhdessä kehittämään:
“Punaisena lankana palvelumallissa oli hakea todellista kumppanuutta, josta on molemmille hyötyä ja joka voi kestää seuraavat 15 vuottakin. Itse toimittajapuolella toimineena koen, että toimittaja haluaa tarjota laatua ja vastata siitä, mitä on tehnyt. Virhetilanteiden korjaaminen ei saa jäädä siitä kiinni, että asiakas hyväksyy uudet tuntilaskutuskulut. Meille kumppanimalli parantaa budjetoitavuutta sekä kulujen ennakoitavuutta. Navakalle se mahdollistaa ydinasioihin keskittymisen sekä projektien ja henkilöstötarpeiden aikatauluttamisen”, Tuulensuu kuvailee.
Mallin ideana on nostaa aito kumppanuus seuraavalle tasolle. Avoimesti luodussa palvelumallissa korostetaan molemminpuolista joustomahdollisuutta sekä tyytyväisyyttä.
Ennen selkeää mallia Navakan konsulteille saattoi tulla suoria kyselyjä ja muutospyyntöjä useammalta tekijältä. Pahimmillaan tämä tarkoitti päällekkäisiä töitä. Yhdessä luotu, keskitetty malli luo Tuulensuun mukaan Vetcarellekin parempaa hallittavuutta prosesseihin.
Tuulensuu listaa jatkuvan palvelun mallin hyötyjä:
“Ennakoitavuus, ketterä kehittäminen ja tarvittaessa virhetilanteiden ripeä korjaaminen. Malli säästää pitkällä juoksulla resursseja molemminpuolisesti. Vetcaren pääkäyttäjien oppiessa vastaamaan tarpeisiin sisäisesti, vapautuu Navakan resursseja. Kuukausihintaisessa palvelumallissa navakkalaistenkaan ei kuitenkaan tarvitse pelätä kannattavuuden laskua.”
Vinkit muille toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa suunnitteleville
Muille järjestelmän vaihtoa suunnitteleville Ala-Lipasti antaa käytännön vinkin:
”Projektin riittävä resursointi ja etukäteissuunnittelu ovat tärkeitä. Lisäksi perustietojen läpikäynti ja siivoaminen ennen järjestelmän vaihtoa helpottaa varsinaista käytöönottovaihetta. Näin varmistetaan, että liiketoiminta jatkuu normaalisti myös projektin ja käyttöönoton aikana. Erityisesti käyttöönottovaihe kuormittaa resursseja, mikä on pois muulta arjen pyörittämiseltä.”
Ala-Lipasti kiittelee, että uuden järjestelmän käyttöönottovaiheeseen Navakka tarjosi hyvän tuen ja apua oli resursoitu riittävästi.
“Kaikki projektissa vuodatetut hikipisarat on kannattanut vuodattaa. Aikaisemmalla mallilla emme olisi enää selvinneet tänä päivänä”, Ala-Lipasti summaa.
Tutustu asiakkaamme tarjontaan: vetcare.fi
