Asiakastarina Helsinki Congress Paasitorni – Paasitornin uudet haasteet vaativat uuden ERPin

Helsinki Congress Paasitornin edellinen toiminnanohjausjärjestelmä palveli kunnioitettavat 25 vuotta. Lopulta tapahtumanhallinnan muuttuvat tarpeet vaativat uutta, Navakan tuunaamaa versiota Microsoftin Business Centalista.

Helsingin Hakaniemessä sijaitseva Paasitorni on ollut suosittu kokous- ja juhlapaikka jo yli sata vuotta. Varsin pitkä historia ehti kertyä myös Paasitornin edelliselle toiminnanohjausjärjestelmälle.

”1990-luvun puolivälistä saakka käytössä ollut järjestelmä alkoi olla tiensä päässä. Sitä ei enää pystynyt muokkaamaan niin, että se vastaisi tämänhetkisiä tarpeitamme”, kertoo kongressipäällikkö Mervi Tahkola.

”Vanhassa järjestelmässä oli myös henkilöriski, sillä koko ohjelma oli yhden ainoan ihmisen takana. Olisimme olleet pulassa, jos hänelle olisi tapahtunut jotakin. Halusimme palveluntarjoajan, jolla on enemmän henkilökuntaa.”

Paasitornin nykyisessä Business Central -ERPissä on sekin hyvä puoli edelliseen järjestelmään verrattuna, että se ei ole yhden yrityksen varassa.

”Halusimme järjestelmän, joka pysyisi hallussamme, vaikka nykyinen toimittaja lopettaisi sen toimittamisen”, Tahkola toteaa.

Tapahtumanhallinta vaati räätälöintiä

Ennen kuin Helsinki Congress Paasitorni valitsi Business Centralin ERPikseen ja Navakan sen toimittajaksi, Paasitornilla oli ollut palvelumuotoiluprojekti erään konsulttifirman kanssa. Hankkeessa oli laadittu tarkat vaatimukset uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle.

”Navakka huomioi vaatimuksemme alusta asti. He osoittivat motivaatiota ja vastuuntuntoa. He ymmärsivät palveluprosessimme, eikä kaikkea tarvinnut vääntää rautalangasta. He vaikuttivat asiantuntevilta heti tarjousvaiheessa”, Tahkola luettelee, kun kysyy Navakan valinnan syitä.

Business Centralin valmiiksi sisältämät ominaisuudet eivät ihan riittäneet Paasitornille. Lisäksi tarvittiin toimintoja, joilla varataan kokoustiloja, hoidetaan tarjoiluita ja niin edelleen. Järjestelmää oli voitava käyttää verkkoselaimella ja myös mobiililaitteilla.

Navakka otti haasteen vastaan.

Uusia mahdollisuuksia kohdennettuun markkinointiin

Business Central lisätoimintoineen on ollut Paasitornilla päivittäisessä käytössä heinäkuusta 2020. Tahkola kertoo yllättyneensä siitä, miten sutjakkaasti käyttöönotto sujui koronapandemiasta huolimatta ja kuinka helppoa projektipalaverien järjestäminen on ollut myös etänä.

Uudella ERPillään Paasitorni hallinnoi tapahtumien lisäsi muun muassa asiakasrekisteriään ja talouttaan. Lähitulevaisuudessa yritys aikoo järjestelmän avulla myös tehostaa markkinointiaan. Asiakasrekisterissä voi ryhmitellä asiakkaita eri tavoin, mikä avaa uusia mahdollisuuksia kohdennettuun markkinointiin.

”Tarkoitus on kehittää järjestelmää edelleen yhdessä Navakan kanssa, koska tarpeet muuttuvat. Tavoitteemme on pitkäaikainen asiakkuus”, Tahkola sanoo.

Kirjoittaja: Jaakko Kilpeläinen, Markkinointi- ja viestintätoimisto Näkyy ja Kuuluu